Sistemas contribuem para análise e economia de papel; custo de R$ 12 milhões ao ano é evitado apenas com uso do SEI

Gerência da EPR conta com 100 projetos em andamento para desenvolvimento do Estado

Mais de R$ 12 milhões são economizados ao ano em impressão de papel, apenas com o uso do Sistema Eletrônico de Informação (SEI). Mais três sistemas contribuem para economia aos cofres públicos do Estado de Rondônia, a Plataforma de Publicação Eletrônica, Sistema Integrado de Frequência e o Sistema de Vigilância Sanitária. O desenvolvimento do Governo conta com mais de 100 softwares sendo produzidos para solucionar problemas e, consequentemente, gerar resultados econômicos, contribuindo também para maior celeridade no andamento dos processos criados.

Com base no Planejamento Estratégico de Governo, produções de softwares são requeridas para o desenvolvimento do Estado. A Superintendência do Estado para Resultados (EPR) é responsável por essa contribuição, que conta com 40 servidores dedicados, entre programadores e negócios, que analisam todos os aspectos com mapeamento de processos, desenho da realidade atual do processo, avaliando a partir de onde deve tornar-se software e onde se faz necessário apenas mudança de processo para gerar economia, com utilização de técnicas de startup para validar a viabilidade do produto e sua resolução.

Para a impressão de um documento, os custos englobam deslocamento, pessoal para circulação, manutenção de impressoras, papel sulfite, locação ou manutenção de imóvel, arquivo deslizante, locação de impressora, armário arquivo, envelope, carimbo, caixa de arquivo morto, despesas com cópias de processos, caixa correspondência, canetas esferográficas, grampeador, pasta de arquivos, colchete, perfurador, grampos para grampeador, compra de scanners, totalizando ao ano cerca de R$ 12.742 milhões ao Governo de Rondônia.

Cerca de 3 milhões de documentos são gerados internamente via SEI. Lançado em 2017, contribui para a redução dos gastos com papel, aluguel de impressoras, tonner e energia. O sistema, utilizado por 29,370 mil servidores e quase 3 mil cadastros externos, possibilita saber, também, quais documentos ainda estão sendo impressos, representando menos de 2% de documentos gerados para impressão.

A Plataforma de Publicação Eletrônica é um sistema que foi aprimorado e está sendo relançado, com a possibilidade de publicação de documentos dos clientes externos ao Governo, como prefeituras, pessoas físicas e jurídicas, outros poderes, de forma eletrônica, sem a necessidade de impressão de documentos.

Gráfico da Sefin com o quantitativo de cópias e impressões do segundo semestre de 2018.

O Sistema Integrado de Frequência, de uso interno, controla a frequência por biometria dos servidores públicos do Estado. Por exemplo, todo servidor precisa entregar no mínimo uma folha de papel com sua frequência de trabalho. Substituído pelo software, não há mais essa necessidade de gasto com as impressão das folhas. Em fase de implantação e expansão, o sistema já é utilizado em mais de 10 secretarias e, até o fim desse ano, todo Estado será integrado à utilização.

Gráfico da Sefin com resultados, após implantação de Sistema de Cotas de Impressões.

Já o Sistema de Vigilância Sanitária foi criado para acelerar o processo de notificação da Agência de Vigilância em Saúde (Agevisa), possibilitando a informatização do processo de vigilância sanitária, desde a manifestação do interesse de renovação ou da necessidade, até a emissão da certidão de liberação dos regulados para as empresas e prefeituras do Estado. Ativo, o sistema está com data de lançamento prevista para 31 de agosto.

“Todos esses sistemas geram um grande volume e tráfego de informação, sendo o SEI o maior deles, com cinco gigas de informação diariamente, e cerca de cinco mil documentos diários, que seriam todos impressos, se não existisse o SEI”, explicou o especialista em sistema de informação, Maicon Moreira, gerente de desenvolvimento da EPR.

 

A exemplo de boas iniciativas, a Secretaria Estadual de Finanças (Sefin) desenvolveu, por meio da sua Gerência de Informática, o Sistema de Cotas de Impressão e, com isso, conseguiu observar a economia de quase R$ 3 mil reais ao mês, com a utilização de um código por cada servidor para realizar impressões e cópias de documentos em 50% das impressoras. Segundo a gerência, em julho de 2018 a dimensão de gastos pontuou R$ 13.499,44, e em junho de 2019 foi pontuado R$ 9.205,20, cerca de 20 mil impressões a menos que no ano anterior.

A EPR atua com frequência no desenvolvimento de treinamentos semanais e mensais para capacitação de novos servidores públicos, com uma nova ação de descentralização de algumas atribuições do SEI, para empoderar ainda mais as secretarias no uso da ferramenta. “São mais de 100 sistemas em produção, que de alguma forma traz economia, é um atelier de software, que precisa pensar como um artista sobre a necessidade do Estado, analisando e customizando conforme a necessidade. Como um novo software que será lançado para controle do patrimônio e um sistema de folha de pagamento que começará a ser desenvolvido”, acrescentou Maicon.

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