O primeiro Plano Estratégico do governo de Rondônia foi arquitetado de modo a explicitar sua identidade e visão de futuro: “ser Estado referência, na região Norte, em gestão, sustentabilidade e cidadania plena”.
Neste contexto foram estabelecidas as diretrizes, os fios condutores de toda ação governamental. Estas devem expressar a visão em que as políticas e os recursos devem perpassar; tornar as oportunidades acessíveis às camadas menos privilegiadas da sociedade para que atinjam uma condição de vida digna ao passo que atue de forma dinâmica, competitiva, sustentável e planeje suas ações com objetivo de aplicar corretamente seus recursos e alcançar bons resultados.
Deste modo, foram definidos cinco eixos diretivos identificando os principais desafios nas áreas da saúde, da segurança pública, da educação, da cidadania, da infraestrutura e do meio ambiente.
A construção do Plano Estratégico se deu a partir do início do ano de 2011 com as oficinas de planejamento e sistematização das ideias e as ações de cada unidade governamental. Foram realizadas também audiências públicas visando compilar os anseios da sociedade rondoniense, além de identificar problemas das áreas da saúde, segurança pública, educação, infraestrutura e meio ambiente.
Diante da experiência das oficinas e audiências pública foi construída uma matriz dos principais problemas, na qual foram analisados através da ferramenta MATRIZ SWOT, para identificar os fatores internos (forças e fraquezas) e os fatores externos (oportunidades e ameaças) com objetivo de definir o “Estado que temos e o Estado que teremos”.
Após o diagnóstico foi estabelecido como meta de governo a sistematização de 100% das ações, além das definições sobre a visão, missão e valores; os eixos, objetivos e plano de metas a serem perseguidos. Surgindo assim a metodologia do Sistema de Gerenciamento de Programas e Projetos – SGPP.
Em fevereiro de 2012 foi realizada a primeira mobilização envolvendo o governador e secretários das pastas, onde se deu a apresentação dos procedimentos do processo de alinhamento de metas governamentais e os produtos esperados a) o Plano de Metas do Governo alinhado; b) a análise comparativa do PPA; e c) o inicio da operacionalização do SGPP.
Após a apresentação do processo realizado pela equipe de técnicos da Secretaria de Estado de Assuntos Estratégicos – SEAE ao governador e aos secretários de Estado foi oficializado o início da operação de construção do primeiro Plano Estratégico de Rondônia.
Durante o processo de alinhamento foram tomadas decisões setoriais para identificar fases estratégicas a serem perseguidas. Já no dia 27 de fevereiro de 2012 ocorreu a segunda reunião de mobilização no auditório do envolvido no processo. O objetivo foi apresentar a proposta e os métodos a serem utilizados na coleta de dados.
A partir daí foi enviado para cada secretário a convocação para início do processo de coleta de dados. Em contrapartida, estes procederam com a indicação dos técnicos responsáveis pelo preenchimento da Matriz do Sistema de Gerenciamento de Programa e Projetos – Matriz SGPP.
MOBILIZAÇÃO
Neste primeiro momento foram indicados 99 técnicos formando assim o Grupo de Trabalho das Secretarias (GTS). Estes, responsáveis pelo levantamento das Metas e Programas, Projetos e Ações, além do preenchimento da Matriz SGPP. Este esforço teve como resultado um banco de dados por volta de 150 técnicos com dados atualizados a cerca das funções exercidas e demais informações.
No segundo momento a SEAE mobilizou a formação de um grupo de técnicos com a responsabilidade de se dedicar as demandas inerentes ao processo denominado Grupo de Trabalho Executivo – GTE. Estes eram responsáveis pelas visitas nas unidades para o acompanhamento e assessoramento durante o processo.
Para auxílio no processo foi utilizada uma ficha de controle, com informações referentes a se todos tinham conhecimento; se estavam comprometidos; quais as dificuldades, etc., chamada de RDA – Relatório Diário de Atividade. Sendo este uma ferramenta disponibilizada a equipe de Assessoramento Monitoramento e Avaliação – AMA na fase de levantamento de informações, com o objetivo de informar à coordenação sobre as dificuldades encontradas durante o trabalho de assessoramento para fim de intervenção que superassem os obstáculos descritos.
No terceiro momento foi formada equipes de Assessoramento, Monitoramento e Avaliação – AMA (assessoramento volante) formada por técnicos responsáveis por acompanhar o trabalho de levantamento dos projetos pelas unidades e prestar assessoramento no momento do preenchimento da Matriz SGPP.
No dia 02/03/2012 foi realizada a terceira reunião no auditório da Faculdade Interamericana de Rondônia – UNIRON com todos os técnicos para discussão sobre os objetivos do trabalho, a metodologia, os prazos de entrega e demais esforços que cada unidade deveria mover para a efetividade do processo.
Após o esforço de mobilizar todas as secretarias, autarquias e demais órgãos da administração estadual, iniciaram-se as Reuniões Setoriais. Estas tiveram por finalidade a formação de pequenos grupos de Secretários de Estado para fornecer informações mais detalhadas sobre o objetivo do processo, suas fases, prazos e resultados esperados. As Reuniões Setoriais iniciaram a partir do dia 01/03/2012 e foram finalizadas no dia 05/03/2012, totalizando cinco reuniões.
LEVANTAMENTO DE INFORMAÇÕES
Esta fase consistiu na padronização dos instrumentos envolvidos na captação dos dados dos projetos de cada órgão do poder executivo, que foram utilizados pelas equipes AMA, objetivando a uniformização, tratamento, análise e sistematização das informações, programas, projetos e\ou ações continuadas de cada secretaria ou órgão, nascendo assim a matriz de projetos.
ASSESSORAMENTO
O acompanhamento do preenchimento da matriz de projetos foi de responsabilidade da equipe AMA – Assessoramento Monitoramento e Avaliação, onde após o preenchimento iniciou-se a compilação das informações e formatação dos padrões estabelecidos. Após este procedimento as informações foram transferidas para o EIA – Equipe Integrada de Avaliação com a finalidade de proceder com as análises das matrizes. Nesta análise existe: Análise etapa 1 – Análise de Forma (matriz recebida); Análise etapa 2 – Análise de Conteúdo e Consistência, nesta mesma análise contém um campo de orientação aos técnicos do GTS – Grupo de Trabalho das Secretarias, os quais preencheram as matrizes.
A partir do dia 06/03/2012 o Grupo de Trabalho Executivo (GTE) mobilizou as equipes de Assessoramento, Monitoramento e Avaliação (AMA) nas quais iniciaram os trabalhos com visitas aos órgãos do poder executivo para prestar esclarecimentos e auxiliar no preenchimento das matrizes.
Cada componente do Assessoramento, Monitoramento e Avaliação (AMA) recebeu um Kit contendo um pendrive com a apresentação do trabalho e a Matriz Sistema de Gestão de Políticas Públicas – SGPP pronta para ser preenchida; com definição de agenda das secretarias a serem visitadas bem como dados de todos os técnicos a serem contatados; a Matriz informativa contendo os conceitos de cada item a ser preenchido e versões impressas de RDA’s (Relatório Diário de Assessoramento) para ser preenchido após cada atendimento. Cada RDA era entregue para o Grupo de Trabalho Executivo (GTE) que sistematizava as informações e consolidava em arquivo único, de modo a auxiliar na solução de problemas encontrados no decorrer das visitas.
As principais dificuldades relatadas nos Relatório Diário de Atividades – RDA eram sobre atraso no início do preenchimento das matrizes, algumas vezes por conta das secretarias não funcionarem no período vespertino (7h e 30min às 13h e 30min), dificuldade esta superada a partir da convocação extraordinária para expediente integral (8h às 12h e das 14h às 18h). Dificuldade também encontrada se deu por conta do excesso da demanda rotineira dos gerentes dos projetos, tais como, viagens, reuniões, responsabilidades técnicas setoriais, que impediam a dedicação em sua totalidade.
Após o preenchimento das matrizes os técnicos setoriais enviaram através de pendrive ou por e-mail às equipes de Assessoramento, Monitoramento e Avaliação – AMA, nas quais foram responsáveis pela recepção das matrizes, a partir do dia 12 de março.
O controle de recebimento foi feito pelo Grupo de Trabalho Executivo (GTE) que formatava cada planilha em um padrão pré-definido, renomeando e numerando os projetos, que em seguida eram migrados para as suas pastas correspondentes. Foram mantidas cópias das versões originais de todo material recebido.
No decorrer do trabalho, foi constatado que algumas planilhas estavam repetidas, sendo que apenas o nome do projeto era diferente, referindo-se ao mesmo conteúdo. O procedimento adotado para solucionar o problema foi verificar o conteúdo um a um de cada matriz já formatada na pasta “Matrizes Formatadas” (procedimento iniciado em 26/03). Algumas unidades apresentaram algum tipo de duplicidade.
ANÁLISE, SELEÇÃO E ALINHAMENTO
Para a análise e alinhamento de metas foi montada a EIA – Equipe Integrada de Avaliação. A qual contém – critérios de análise da matriz, que serve como base para saber se precisa ou não de um apoio do GTS – Grupo de Trabalho das Secretarias. Na matriz são preenchidos o cronograma, as fases e as atividades.
A análise de consistência dos projetos foi realizada pelas Equipes de Integração e Análise (EIA) que recebiam as matrizes já formatadas, faziam os pequenos ajustes e sinalizavam orientações aos técnicos setoriais, que posteriormente seriam convocados para dirimirem as dúvidas. Os técnicos das Equipes de Integração e Análise (EIA) receberam de volta as matrizes que já haviam sido analisadas inicialmente e procederam com correções mais diretas, em nível de conteúdo, de modo que apenas os ajustes finais ficassem para ser realizados juntamente com os gerentes de cada projeto.
Em 24 de abril foi encaminhado e-mail aos titulares das pastas informando sobre a necessidade de um novo contato com os gerentes de cada projeto apresentado, a fim de exaurir dúvidas e solicitar informações pendentes. Os dados dos gerentes dos projetos foram coletados na semana anterior, onde foram relacionados todos os gerentes responsáveis pelos projetos informados com seus respectivos dados de contato.
Todas as informações são redistribuídas para equipe do EIA – Equipe Integrada de Avaliação, para uma nova análise minuciosa. Quando necessário é feito chamamento das equipes das unidades, por diversos meios.
Nesta etapa a disponibilização dos projetos passou a ser realizada por meio da Web, instrumento utilizado para dar mais celeridade ao processo, possibilitando diversas trocas de informações e definições dos problemas apresentados no preenchimento das planilhas, propiciando acesso concomitante com as equipes das secretarias para a correção ou redefinição de conceitos de acordo com seu perfil de acesso, de modo que os técnicos da Equipe Integração e Análise – EIA, dividido em três grupos, tinham acesso direto o material respectivo a secretaria de sua responsabilidade. A partir de 02 de maio iniciou o atendimento aos gerentes dos projetos.
A maioria dos atendimentos, previamente agendados por telefone, foi feito no Escritório. Em alguns casos, as pendências eram resolvidas por meio de contato telefônico ou por e-mail.
Três unidades ficaram pendentes na entrega do material, de modo que alguns técnicos do Grupo Técnico Executivo – GTE foram remanejados para buscarem in loco seus projetos, já analisando a consistência e dirimindo as lacunas.
Paralelo aos procedimentos adotados durante o alinhamento e análise dos projetos, ocorreu a categorização, que objetiva a hierarquização e mensuração de valores dos projetos baseada em parâmetros como temporalidade, abrangência territorial, recursos, origem da demanda, fonte de recursos, dados estatísticos, entre outros. Tais parâmetros receberam pesos diferenciados como forma de permitir um ranking de projetos. O objetivo é identificar os projetos em melhores posições os quais serão priorizados e obedecerão a um fluxo diferenciado.
Outra ação desenvolvida foi à comparação dos projetos enviados pelos órgãos do poder executivo com o Plano Plurianual – PPA do exercício de 2012 para detectar quais os projetos que não haviam sido encaminhados pelas unidades envolvidas durante a fase de entrega das matrizes SGPP, bem como verificar se aqueles encaminhados estavam previstos no Plano. O resultado desta análise será a base para revisão do PPA 2013.
Os critérios de categorização definidos na análise da matriz a seguir:
A fase de análise, seleção e alinhamento foi estrategicamente dividida em cinco etapas, sendo a seguir:
1. Após recepção das matrizes, os projetos foram analisados pela equipe da SEAE, segundo metodologia de análise executiva de projetos;
2. Os projetos foram categorizados segundo critérios que contemplam desde o eixo estratégico até abrangência territorial;
3. Observações e ajustes apontados pelos analistas foram efetuados, inclusive com a participação dos gerentes de projeto (RTs).
4. Nesta etapa, inclui a análise comparativa do PPA 2012-2015, onde se pretende examinar as correlações, duplicidades, inovações e contribuições, enfim: um verdadeiro ALINHAMENTO dos projetos recebidos com o PPA em vigor;
5. Concluídos os trabalhos de alinhamento com o PPA, os projetos passarão por análise de VIABILIDADE, o que resultará em relatórios conclusivos para o processo seguinte de REVISÃO do PPA.
RESULTADOS ALCANÇADOS
Atendimento ao público: das 7h30 às 13h30, de segunda a sexta-feira
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