Inteligência de negócio aplicada no SEI pode trazer resultados de produtividade e ajudar na tomada decisão

“Existem unidades no Poder Executivo de Rondônia que trabalham com cerca de 2 a 5 mil processos mensais. Para o governo, esse é um fluxo muito alto. Se a unidade administrativa quiser saber quantos processos chegam e são atribuídos para algum setor específico torna-se difícil devido a esse volume. Atualmente esse trabalho é feito manualmente, tornando-se quase impossível montar um relatório com números corretos”, nos fala os servidores públicos que atuam no setor de desenvolvimento da Superintendência do Estado para Resultados (EpR).   

EpR e a Superintendência Estadual de Desenvolvimento Econômico e Infraestrutura (Sedi) buscam criar sistema com BI

Com essa inteligência de negócios aplicada, o chefe de setor, gerente, superintendente, secretário e até mesmo o governador, terá um panorama de indicadores da performance geral da unidade e poderá analisar qual processo chegou na mesa dele e que ainda não foi atribuído. Esses dados agrupados e disponíveis possibilitarão ao gestor planejar e implementar melhorias nos processos, corrigindo falhas e trabalhando diretamente com aqueles processos que travam a administração pública na demora de tempo em uma unidade. 

Esse recurso é chamado de Dashboard que faz parte de um conjunto de inteligências que compõe Business Intelligence o (BI). O objetivo do BI é permitir uma fácil interpretação do grande volume de dados. O intuito maior para quem trabalha com essa ferramenta é para a tomada de decisão. 

De acordo com o superintendente Coronel Delner Freire, com essa representação visual de dados, os Dashboard, aplicado no SEI vai aumentar a produtividade. “Assim será possível saber quantos processos e documentos foram criados, quais os tipos de processos que mais demoram. Quantos documentos foram criados no SEI e publicados diretamente no Diário Oficial e a quantidade de usuários. Esses dados serão em painéis abertos”, explica o superintendente. 

SEI EM NÚMEROS

Atualmente o SEI apresenta algumas estatísticas dessa forma

O estado de Rondônia startou um projeto de BI chamado “SEI em Números”, nesse projeto o time de BI da EPR irá disponibilizar aos Gestores indicadores e métricas de controle sobre os processos tramitados em sua secretária, dessa forma dando assertividade nas tomadas de decisões.

Segundo Hudyson Barbosa, diretor executivo de Tecnologia da Informação e Comunicação (Detic) da EpR, todos esses dados gerenciais avaliam a produtividade e podem deixar o estado mais eficiente. 

“Dentro do SEI você tem a possibilidade de receber processo e encaminhar para unidade X. Para saber quantos processos têm em um setor, o gestor tem que contar um a um. Com essa inteligência de negócios, todos os processos serão buscados e informados automaticamente, seja ele aberto ou sem respostas. Essa tecnologia é usada para evitar a contagem de forma manual.” ressalta Hudyson.

Com essa tecnologia, o governo vai saber qual a produtividade em forma de processos gerados. Hoje em dia, para se ter esses dados, é preciso solicitar um levantamento no SEI. Hoje, esse levantamento onera o banco de dados. Se eu tenho uma informação X, e quero saber sobre ela, a busca será feita em todo o banco, com o BI será possível fazer a busca em local separado da aplicação do banco do SEI, assim a busca vai diretamente no que é preciso. Em um futuro essas informações poderão ser em tempo real.

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