Controle interno

Quem Somos Nós?

O Controle Interno como processo, é um conjunto de medidas, políticas e procedimentos adotados por uma organização para garantir a eficiência, eficácia, efetividade e conformidade das atividades realizadas. Essas atividades são organizadas em três linhas de defesa, uma estrutura de gestão de riscos que divide as responsabilidades: a primeira linha (gestores de negócios), a segunda linha (funções de controle) e a terceira linha (funções de auditoria interna), na forma do Decreto n. 23.277, de 16 de outubro de 2018:

Primeira Linha de Defesa: constituída pelos processos de controles internos da gestão, formados pelo conjunto de regras, procedimentos, diretrizes, protocolos, rotinas de sistemas informatizados, conferências e trâmites de documentos e informações, entre outros, operacionalizados de forma integrada pela direção e pelo corpo de servidores do respectivo Órgão Executor de Controle
Interno, destinados a enfrentar os riscos e fornecer segurança razoável quanto ao alcance dos objetivos do órgão ou entidade;

Segunda Linha de Defesa: constituída pelas funções de supervisão, monitoramento e assessoramento quanto a aspectos relacionados aos riscos e controles internos da gestão do órgão ou entidade; Terceira Linha de Defesa: constituída pela auditoria interna, atividade independente e objetiva de avaliação e de consultoria, exercida exclusivamentepelo Órgão Central do Sistema de Controle Interno, desenhada para adicionar valor e melhorar as operações no âmbito do Poder Executivo Estadual.

Quem Coordena e Como Atua Cada Linha de Defesa?

A primeira linha de defesa, são os gerentes, coordenadores e as equipes expostas de forma direta aos riscos por seus próprios processos e atribuições. Consequentemente, os agentes dessa linha devem manter sistemas de controle eficazes, implementar e gerir os riscos de suas atividades e exercer diariamente o controle de suas atividades, por estarem em contato direto com as ações e serem, portanto, os detentores do risco.

Como gestores, suas atuações devem avaliar, controlar, mitigar os riscos, resultando no aperfeiçoamento e implementação de políticas e procedimentos internos, além de ser atributo dessa linha garantir que as atividades correspondam às metas e objetivos do setor e da instituição.

Essas funções são realizadas mediante uma sistemática de responsabilidade em cascata, onde se desenvolvem procedimentos que servem de controle e supervisionam sua utilização ou execução. A título de exemplo temos os sistemas de ponto eletrônico e a adoção de checklists de atividades.

Cabe ainda aos gestores detectar os riscos mais altos que o apetite institucional em suas ações e processos para então desenvolver medidas que mitiguem os riscos ou medidas de contingenciamento para os riscos que não puderem ser suprimidos.

A segunda linha de defesa tem o papel de ajudar os gestores e agentes das unidades setoriais promovendo a correta informação, observância da legislação
pertinente, transparência, consultoria nos processos de gestão de riscos, garantindo a utilização de métodos padronizados, devendo realizar também o monitoramento das ações e avaliação de resultados e assim auxiliar também na proposição de medidas corretivas.

Na Secretaria de Estado da Educação a segunda linha de defesa é exercida pela unidade de Controle Interno, composto por pessoas incumbidas de supervisionar e oferecer consultoria de gestão de riscos, realizar avaliação e monitoramento de resultados e dos atos de gestão, apoiando o gestor nas atribuições de primeira linha de defesa.

A terceira linha de defesa, por sua vez, é formada por atividades independentes de avaliação e consultoria conduzidas pela Controladoria Geral do Estado, cujo propósito é confirmar as operações de gestão de riscos da organização. O objetivo é ajudar a organização a alcançar seus objetivos por meio de uma abordagem sistemática que avalia e aprimora a efetividade dos processos
de gerenciamento de riscos, controles internos, integridade e governança. Ademais, é responsabilidade da terceira linha fornecer avaliações e aconselhamento para melhorar os controles internos, garantindo que sejam mais eficientes e eficazes na mitigação dos principais riscos que impedem os órgãos e entidades de alcançar seus objetivos.

Por que nós existimos?

Os controles internos surgiram da necessidade das organizações de garantir que suas operações e transações fossem executadas de forma eficiente e eficaz, além de proteger seus recursos contra possíveis fraudes e erros. Com o passar do tempo, a importância dos controles internos foi se tornando cada vez mais evidente, e em 1992, o Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) publicou um framework para auxiliar as organizações na implementação de controles internos eficazes. Esse framework é
amplamente utilizado em todo o mundo como uma referência para a gestão de riscos e controles internos, e pretende ajudar as organizações a alcançar seus objetivos de forma consistente e sustentável, sendo este o método adotado no Decreto nº 23.277, de 16 de outubro de 2018, que regula os sistemas de controle interno em Rondônia.

Na Secretaria de Estado da Educação, o Controle Interno desempenha um papel crucial, sendo essencial para garantir a eficiência, eficácia e conformidade das
atividades realizadas, com as normas e legislação. Ao adotar medidas, políticas e procedimentos para gerenciar riscos e garantir o alcance dos objetivos da
instituição, o Controle Interno contribui para a melhoria contínua dos processos e
para a otimização dos recursos disponíveis.

Além disso, a divisão das responsabilidades em três linhas de defesa permite uma abordagem sistemática e integrada para o gerenciamento de riscos e
aprimoramento dos controles internos. Em última análise, o Controle Interno é fundamental para promover a transparência, a integridade e a boa governança na Secretaria de Estado da Educação, garantindo que a instituição atenda às expectativas e necessidades da sociedade.