Secretaria Estadual de Educação implanta Gestão Documental no arquivo setorial para agilizar processos

Documentos já digitalizados no arquivo da Seduc

Ir ao Arquivo Setorial da Secretaria de Estado da Educação de Rondônia (Seduc), mas não encontrar seu processo ou tardar a recebê-lo era um cenário comum. No entanto, este ano, a gerencia administrativa da Secretaria de Estado da Educação (Seduc) iniciou o projeto de Gestão Documental, coordenador pela biblioteconomista Fernanda Amelina Lima, que tem objetivo amenizar estas ocorrências e cumprir a Lei N. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, a qual dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos.

A necessidade de otimizar a gestão de documentos surgiu da reincidência de casos nos quais o processo demorava ou, ainda, não era encontrado. A gerente administrativa da Seduc (GAD) Valéria Ximenes percebeu que determinados hábitos deveriam ser modificados para haver maior dinamicidade no arquivo. Uma das primeiras ações foi colocar servidores da área no arquivo, assim como a responsável pelo projeto.

“Todo arquivo possui um código de classificação, uma organização correta e um processo a ser seguido, mas era algo que não acontecia, pois não havia servidores da área na gestão”, afirmou Zane Santos, biblioteconomista também responsável pela execução do projeto.

 

DIGITAL

Outro procedimento significativo foi à inserção do meio digital. Antes, todos os arquivos eram físicos e, por isso, havia demora na entrega. Mas, com o projeto, os processos estão sendo digitalizados e incorporados ao Sistema Eletrônico de Informações (SEI), mecanismo criado para promover a eficiência administrativa e evitar o uso do papel.

“Por enquanto, estamos conseguindo atender uma demanda de 90% dos casos em menos de 24 horas. Além disso, enviei uma circular, via SEI, solicitando que os pedidos de processos sejam realizados também via SEI. Almejamos um governo sem papel”, contou Fernanda.

Fernanda Amelina (E) e Zane Santos (D), biblioteconomistas responsáveis pelo projeto

Na questão do acúmulo de documentos, está sendo preparado um edital de eliminação para que haja o descarte adequado dos papeis que não estão mais sendo utilizados. Esta ação é importante, uma vez que alguns documentos possuem uma tabela de temporalidade da massa documental e, quando cumprida sua função social, não há mais a necessidade de armazená-los.

   Outra ação desejada para que o projeto seja executado de maneira eficaz é a contratação de estagiários de biblioteconomia para as equipes de higienização e de organização do acervo, visto que há poucos servidores para a parte prática. Assim, o projeto conseguirá atender uma demanda ainda maior e manter a sistematização desejada no local.

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