INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 01/2025/AGERO-DAFP SUPRIMENTO DE FUNDOS

Instrução Normativa nº 1/2025/AGERO-DAFP

Dispõe sobre procedimentos e rotinas em processos de Suprimento de Fundos, bem como, institui quadros de conferência de conformidade, no âmbito da Agência de Regulação de Serviços Públicos Delegados do Estado de Rondônia.

A Diretora Presidente da Agência de Regulação de Serviços Públicos Delegados do Estado de Rondônia, no uso de suas atribuições legais que lhe confere o Inciso I, do artigo 41, da Lei Complementar nº 965 de 20 de dezembro de 2017; e

CONSIDERANDO os termos da Lei n.º 826 de 09 de julho de 2015, em especial o Art. 13 § 1.º que dispõe sobre as atribuições da Agência de Regulação de Serviços Públicos Delegados do Estado de Rondônia de expedir portarias e quaisquer atos que disponham sobre a organização interna da Fundação, que não contrariem atos normativos superiores;

CONSIDERANDO o Decreto nº 10.851, de 29 de dezembro de 2003, que trata da concessão de suprimentos de fundos e dá outras providências;

CONSIDERANDO a necessidade de adequação e atendimento aos atos e decisões normativas expedidas pela Corte de Contas do Estado e pela Controladoria Geral do Estado, em especial quanto ao Art. 3.º, inciso VII, da Instrução Normativa n.º 58/2017/TCE-RO;

CONSIDERANDO que o Controle Interno compreende plano de organização, métodos e procedimentos utilizados pela Administração e conduzidos por todos os seus agentes para salvaguardar ativos, desenvolver a eficiência nas operações, avaliar o cumprimento dos programas, objetivos, metas e orçamentos, verificar a exatidão e a fidelidade das informações e assegurar o cumprimento da lei;

CONSIDERANDO que as estruturas de governança, gestão de riscos e de controle interno visam aperfeiçoar os processos de controle, identificando e gerenciando previamente os riscos que possam impactar o cumprimento dos objetivos e da missão institucional da Agência de Regulação de Serviços Públicos Delegados do Estado de Rondônia.

RESOLVE:

CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º Esta Instrução Normativa estabelece, no âmbito da Agência de Regulação de Serviços Públicos Delegados do Estado de Rondônia – AGERO, critérios e rotinas para os processos de Concessão de Suprimentos de Fundos.

§ 1º Os critérios e rotinas, à que se refere o caput deste artigo, visam aperfeiçoar o fluxo da concessão por intermédio de mecanismos de controle que otimizaram as rotinas internas no âmbito da AGERO.

CAPÍTULO II
DAS CONDIÇÕES PARA CONCESSÃO DE SUPRIMENTO DE FUNDOS

Art. 2º A concessão deverá ser solicitada por meio de Memorando, através de processo administrativo especifico, contendo em anexo:

I – Plano de Aplicação, contendo o detalhamento do objeto almejado e identificando os elementos de despesa de Material de Consumo (33.90.30), Serviço de Terceiros Pessoa Jurídica (33.90.39) ou Serviço de Terceiros Pessoa Física (33.90.36);

II – Comprovação de que:

a. Na aquisição de material de consumo, há inexistência temporária ou eventual no almoxarifado, a qual deverá ser comprovada através de previa requisição de material solicitada junto ao setor de almoxarifado com a respectiva resposta negativa; e

b. Na contratação de serviços, há inexistência de cobertura contratual, a qual deverá ser comprovada através de consulta junto ao setor competente.

§ 1º Somente ocorrerá a concessão do adiantamento, após a devida autorização do Ordenador de Despesa.

§ 2º É vedada a concessão de suprimento de fundos para pagamento de despesa já realizada.

§ 3º O solicitante deverá atentar-se para o plano de aplicação e obedecer ao valor limite de R$ 2.000,00 (dois mil reais), a concessão de adiantamento acima do valor regulamentado, só poderá ser concedido, salvo em ato amplamente justificado e autorizado pelo Ordenador de Despesa.

Art. 3º Não poderá ser concedido suprimento de fundos a servidor:

I – Responsável por dois suprimentos;

II – Com pendências em prestações de contas anteriores;

III – Que esteja afastado de suas atividades;

IV – Ordenador de Despesa;

V – Gestor Financeiro;

VI – Responsável pelo almoxarifado; e

VII – Controle Interno.

CAPITULO III
DA EXECUÇÃO DAS CONCESSÕES

Art. 4º Os pagamentos das despesas em regime de adiantamento serão efetuados através do “Cartão de Débito Corporativo”.

§ 1º Deverá ser mantida uma conta bancária, denominada “Conta de Adiantamentos”, para que ocorra a liberação dos gastos com cartão.

§ 2º A transferência dos recursos para a “AGERO Cartão Pagamento” será realizada mediante emissão de Nota de Empenho, na dotação própria, em nome do servidor designado.

§ 3º É vedada qualquer transferência para conta corrente ou poupança.

Art. 5º A execução das Concessões será realizada pelos seguintes partícipes:

I – Servidor devidamente designado em portaria para receber o adiantamento, a quem compete, além das demais competências definidas em normas vigentes:

a. Enviar Memorando de Solicitação com seus devidos anexos para que a concessão seja autorizada pelo Ordenador de Despesa, conforme o art. 2.º;

b. Utilizar o suprimento de fundo nas devidas finalidades especificadas no Memorando de Solicitação;

c. Fornecer os documentos necessários ao Banco do Brasil para confecção do “Cartão Corporativo”;

d. Prestar contas no prazo de até 5 (cinco) dias úteis do mês subsequente ao da realização das despesas;

e. Apresentar ao Setor Financeiro da AGERO, Memorando de Entrega de prestação de contas, com as devidas justificativas evidenciando as circunstâncias que não permitiram o atendimento das despesas indicadas nos incisos IV, VI e VII do art. 1.º pelo regime comum instituídas no Decreto nº 10.851/2003;

f. Apresentar, no processo de prestação de contas, os itens elencados no §1.º, Art. 10 e Art. 11 do Decreto nº 10.851/2003.

II – O(A) Presidente(a) da AGERO ou quem vier substituí-lo(a), a quem compete, além das demais competências definidas em normas vigentes:

a. Autorizar a Concessão de Suprimentos de Fundos;

b. Assinar ofício que deverá ser encaminhado ao Banco do Brasil, autorizando a confecção do Cartão de Débito Corporativo;

c. Solicitar confecção e publicação de portaria designando servidor a realizar a despesa;

d. Assinar a Ordem Bancária;

e. Nos casos em que não forem sanadas as irregularidades na prestação de contas, deve-se instaurar Tomadas de Contas Especial, solicitar o cancelamento do cartão em posse do suprido e a exclusão da portaria que trata o artigo 4.º do Decreto n.º 10.851/2003;

f. Nos casos em que não houver irregularidades, homologar o processo de prestação de contas.

III – Ao Setor Financeiro da AGERO, a quem compete:

a. Elaborar ofício solicitando a confecção do “Cartão Corporativo” ao Banco do Brasil;

b. Preencher a Análise de Conformidade Processual para Concessão de Suprimento de Fundos – Anexo I;

c. Verificar se o suprido está apto para a Concessão de Suprimento de Fundos, de acordo com o art. 3.º da IN em comento;

d. Emitir a Nota de Crédito – NC; Nota de Empenho – NE, em dotação própria em nome do servidor designado; Documento de Liquidação – DL; Programa de Desembolso – PD; Ordem Bancária – OB, assinada pelo(a) Ordenador(a) de Despesas e pelo(a) Diretor(a) de Administração, Finanças e Planejamento – DAFP da AGERO;

e. Notificar o suprido caso vencido o prazo para prestação contas;

f. Comunicar o(a) Ordenador(a) de Despesas para as providências cabíveis, havendo desinteresse do suprido em prestar contas;

g. Preencher a Análise de Conformidade Processual na Prestação de Contas de Suprimentos de Fundo – Anexo II;

h. Encaminhar a prestação de contas para aprovação do(a) Ordenador(a) de Despesas;

i. Expedir Nota de Lançamento – NL de baixa no sistema SIGEF.

CAPÍTULO IV
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 6º As atividades de controles internos de gestão sobre os processos de Suprimento de Fundos da AGERO serão exercidas pela Diretoria de Administração, Finanças e Planejamento – DAFP da AGERO, como setor integrante da primeira linha de defesa da Autarquia.

§ 1º Os controles internos da gestão de que trata o caput são formados pelo conjunto de regras, procedimentos, diretrizes, protocolos, rotinas de sistemas informatizados, conferências e trâmites de documentos e informações, entre outros, operacionalizados de forma integrada, destinados a enfrentar os riscos e fornecer segurança razoável quanto ao alcance dos objetivos do órgão.

§ 2º Os controles internos da gestão não se confundem com o Sistema de Controle Interno do Poder Executivo e com o Núcleo de Controle Interno.

Art. 7º O Núcleo de Controle interno deverá informar, juntamente com o Relatório Semestral, as deficiências encontradas, suas ações corretivas e o acompanhamento dos processos de suprimento de fundos.

Art. 8º As disposições desta Instrução Normativa serão objeto de avaliação anual do Núcleo de Controle Interno, com objetivo de averiguar meios de aperfeiçoá-las no aspecto da eficiência administrativa e da eficácia do controle dos processos de suprimento de fundos.

§ 1º O objeto da avaliação indicada no caput será o funcionamento contínuo e coerente dos procedimentos, bem como, os riscos operacionais na concessão de suprimento de fundo disciplinados por esta normativa.

§ 2º Após a avaliação indicada no caput deverá ser elaborado um parecer sobre a eficiência das medidas implantadas por esta Instrução Normativa e sobre a necessidade, ou não, de revisão de objetivos, alertando sobre os riscos relacionados aos procedimentos adotados e sugerindo, se for o caso, novas formas de controle dos mesmos.

ANEXO I

ANÁLISE DE CONFORMIDADE PROCESSUAL PARA CONCESSÃO DE SUPRIMENTO DE FUNDOS

ANEXO II

ANÁLISE DE CONFORMIDADE PROCESSUAL DA PRESTAÇÃO DE CONTAS DE SUPRIMENTOS DE FUNDOS

ANEXO III

FLUXO PROCESSUAL PARA CONCESSÃO DE SUPRIMENTOS DE FUNDOS – FLUXOGRAMA

FLUXO PROCESSUAL PARA CONCESSÃO DE SUPRIMENTOS DE FUNDOS – DESCRITIVO

1.SUPRIDO

2. ORDENADOR DE DESPESA

3.DAF/AGERO

4.SUPRIDO

5.DAF/ AGERO

6.GCI/ AGERO

7.DAF/AGERO

8.ORDENADOR DA DESPESA

9.DAF/AGERO

anexo iv

MODELO DE PLANO DE APLICAÇÃO

anexo v

MODELO DE PLANO DE APLICAÇÃO

anexo vi

anexo vii

QUADRO PARA PRESTAÇãO DE CONTAS

Porto Velho, 07 de janeiro de 2025.

Adm. KENNY ABIORANA DURAN

Diretor de Administração, Finanças e Planejamento – DAFP

SILVIA LUCAS DA SILVA DIAS

Diretora Presidente