Detran Rondônia reorganiza processos físicos e investe em digitalização de documentos

Processos físicos foram reorganizados para facilitar a busca

O Governo de Rondônia, por meio do Departamento Estadual de Trânsito (Detran), tem investido em tecnologias para aperfeiçoar o trabalho e liberar espaço físico nas unidades a exemplo da reorganização que vem sendo feita no setor de liberação de veículos. Pastas arquivos desde 2008 foram reorganizadas e os processos de 2017 em diante estão sendo digitalizados.

O diretor-geral do Detran, coronel Neil Aldrin Faria Gonzaga, disse que existem espaços imensos em todas as unidades do Departamento para arquivar documentos físicos da autarquia, mas “o caminho é a digitalização desses processos. Além de seguro e eficiente, não precisaremos mais guardar caixas de documentos que com o tempo vão se deteriorando”, explicou.

O diretor técnico da Dtfat, Welton Roney Nunes Ribeiro, disse que o trabalho de reorganização dos arquivos é muito importante.“Os servidores conferiram toda a documentação e organizaram os processos por data. Hoje temos condições de encontrar qualquer processo que for solicitado. Hoje todo o trabalho de remoção e liberação de veículos é feito de forma digital, e é inclusive registrado em fotografias as condições em que o veículo chega ao pátio de custódia do órgão, como uma garantia para o dono do veículo e para o Detran”, explicou.

Os processos foram reorganizados por ano e mês facilitando desde 2008

A chefe de liberação de veículos, Marli da Silva, explica que o arquivo físico do setor está sendo reorganizado.“O trabalho de reorganização começou com as pastas de 2008. Pegamos caixa por caixa, fizemos a limpeza, conferimos os documentos e reorganizamos por ano e data, facilitando a localização dos processos físicos”, afirmou.

Marli também explica que não existe amparo legal para destruir os documentos após um determinado tempo, mas todos os processos físicos estão sendo digitalizados para garantir a eficiência do arquivo digital e liberar espaço físico do setor que está lotado de prateleiras e caixas. “Mesmo tomando todos os cuidados necessários o documento físico vai se deteriorando e a solução é a digitalização”, afirmou.

Segundo o chefe de recolhimento e liberação de veículos, Ruimar Pereira de Lima, todos os veículos vêm para o pátio de custódia por intermédio da fiscalização feita pelos agentes de trânsito do próprio órgão e da polícia militar. “O processo é montado desde o momento que o veículo é abordado pela fiscalização na via, sua chegada e saída do pátio do Detran, passando pelos setores de remoção e liberação de veículos. Precisamos registrar no processo o início, meio e fim desse trabalho: como foi abordado, qual artigo que foi autuado e a maneira que vai ser liberado”.

Lima agradeceu o apoio da Diretoria Técnica de Fiscalização e Ações de Trânsito que mandou servidores de outros setores para auxiliar na reorganização. “Esse trabalho é muito importante. Hoje, qualquer processo que for solicitado pelo usuário é encontrado em questões de minutos. Isso não acontecia antes da reorganização”, afirmou.