Junta Comercial finaliza digitalização de arquivos de mais de 200 mil empresas de Rondônia

A digitalização do acervo da Junta Comercial do Estado de Rondônia (Jucer) foi concluída na terça-feira (25). Um feito comemorado por toda a equipe que se mobilizou para que essa missão fosse cumprida. Trata-se de uma boa notícia para os rondonienses que contam com a prestação de serviço mais eficiente e ágil. O que antes demandava tempo para localizar e consultar documentos, agora está a um clique.

‘‘Sem a digitalização, a Junta Comercial não conseguiria ter o tempo de resposta ao cidadão que está tendo, que é de menos de uma hora’’, disse o secretário geral da Jucer, Roger Francis Cardoso Ribeiro.

Para a procuradora autárquica da Junta, Cássia Akemi Mizusaki Funada, a digitalização vem para atender à legislação que prevê mais facilidade para o acesso ao acervo da instituição.

‘‘Estando toda essa documentação digitalizada, facilita muito o acesso. A Junta Comercial tem o acesso para os servidores e também para os órgãos públicos, como o Poder Judiciário, Ministérios Públicos, polícias, Procuradorias, entre outros órgãos, e essa modernização também traz impacto positivo para o trabalho deles’’, destacou Cássia.

Segundo eles, foram oito anos de esforços concentrados para tornar pilhas e pilhas de papéis em imagem para consulta no computador – a chamada digitalização. A Jucer é guardiã das informações de todas as empresas abertas e fechadas em Rondônia. Os arquivos digitalizados correspondem a documentos de 213.658 empresas, sendo 122.974 ativas e 103.303 inativas.

Desde o primeiro dia da digitalização, de 2 de janeiro de 2009 até 2013, a servidora da Controladoria Interna da Jucer, Francisca Souza do Vale, acompanhou o processo. Ela trabalha na Junta Comercial há 47 anos e 11 meses, e conta que no início os documentos eram armazenados em pastas, depois em caixas e mais tarde em arquivos mais modernos.

Roger Francis e Francisca Souza falam sobre os desafios

Para Francisca, a notícia da conclusão do processo de digitalização foi recebida como um presente e uma sensação de dever cumprido nas vésperas dela se aposentar. ‘‘Foi uma surpresa, um presente de Deus receber esta notícia agora que vou me aposentar. É muito bom ver a Junta com este projeto concluído. A digitalização é de suma importância, tudo se torna mais fácil. O que permite um trabalho mais rápido para o servidor e o atendimento mais ágil para os usuários’’, avaliou.

DESAFIOS

Ela relembra os desafios da digitalização. ‘‘A cada dia se tornava mais difícil o fluxo de papel. Foi quando em 2009 começamos a usar o programa Gerimagem, desenvolvido pelo então Departamento Nacional de Registro do Comércio, atualmente Departamento de Registro Empresarial e Integração, e eu abracei a causa’’, afirmou.

A servidora recorda que havia documentações que demoravam até três dias para ser digitalizados devido aos cuidados e ao trabalho detalhado que exige o procedimento. ‘‘O início foi muito difícil. Tínhamos que preparar a documentação, muitas delas sujas, empoeiradas. Fazíamos isso usando luvas e máscaras. Tinha documentos desgastados pelo tempo, o que exigia muito cuidado no manuseio, documentação de empresas com mais de 60 anos’’, contou.

A equipe responsável pela digitalização do acervo da Jucer também enfrentou outro desafio: lidar com a tecnologia. ‘‘Juntamos os servidores mais competentes na área de tecnologia’’, disse. E entre eles estava o técnico do Registro do Comércio e diretor da Divisão do Interior, José Raimundo Rodrigues da Silva, que acompanhou a digitalização até a conclusão.

ARMAZENAMENTO

‘‘Os arquivos em papéis já ocupavam muito espaço. A digitalização era uma necessidade. Consultamos o Drei [Departamento de Registro Empresarial e Integração] para ter orientação do que fazer para desfazer documentações que não eram necessárias e com aqueles documentos que era preciso armazenar’’, contou José Raimundo

José Raimundo aponta que digitalização era uma necessidade diante de tantos documentos em papéis

Conforme a orientação, os documentos sem necessidade de armazenamento foram incinerados. Seguindo em frente apenas com a documentação necessária foi avançando a digitalização. Mas era preciso criar um ambiente mais apropriado para os arquivos.

‘‘O nosso antigo arquivo já estava com toda sua capacidade ocupada. Não tinha mais local para guardar essas documentações. Além disso, o ambiente era desconfortável para o trabalho dos servidores. Tivemos assim a preocupação de adquirir um arquivo moderno e fácil de manusear’’, explicou o secretário geral.

SEM PAPEL

Ainda segundo ele, desde maio de 2016 as novas documentações já são armazenadas na Junta Comercial de forma digitalizada. ‘‘O usuário quando vem á Junta, ao protocolar o serviço, já vai para a digitalização. Nada fica para ser digitalizado depois’’, garantiu José Roberto.

‘‘Antigamente a digitalização era o penúltimo passo, o último era o arquivamento. Fazia todo o caminho físico de sala em sala. Agora é o segundo passo. Não tramita mais papel na Junta Comercial’’, reforçou.

Para Roger Francis, a digitalização representa um grande salto na eficiência da prestação de serviço da Junta Comercial de Rondônia com análise de processos mais rápida e possibilita consultas ao acervo agora também no interior de Rondônia.

Equipe responsável pela digitalização

‘‘Antes, quando alguém dava entrada em um processo, devido à necessidade de consultar os atos anteriores das empresas era preciso ir até o setor de arquivos, procurar na caixa, manusear esses documentos, isso na sede [Porto Velho]. Já no interior, isso ficava impossibilitado. Graças à digitalização agora a gente só digita o CNPJ e localiza todas as informações da empresa’’, esclareceu o secretário geral.

Além de Francisca Souza e José Raimundo, fizeram parte da primeira equipe de digitalização, Gillene Souza de Moraes, Elizabete Duarte, Cláudio Alexandre e Heliene Lopes de Souza.

A digitalização do acervo da Jucer ocorreu por iniciativa do governador Confúcio Moura para levar modernização a todos os órgãos públicos do estado.

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